La mise en place de la participation est obligatoire pour l'entreprise qui a employé sans interruption au moins 50 salariés par mois au cours des 5 dernières années.

Les entreprises qui ne remplissent pas ces critères peuvent aussi mettre en place la participation si elles le souhaitent.

La situation varie suivant que l'entreprise soit obligée légalement ou non de mettre en place un dispositif de participation.

L'accord doit prévoir obligatoirement les conditions auxquelles le salarié peut bénéficier de la somme qui lui est due au titre de la participation :

• Date de conclusion, de prise d'effet et durée pour laquelle l'accord est conclu

• Formule servant de base de calcul à la réserve spéciale de participation (RSP) ou, lorsqu'il s'agit d'un accord qui n'utilise pas cette formule de calcul, clause d'équivalence avec la formule légale

• Durée d'indisponibilité des droits des bénéficiaires et cas de déblocage anticipé

• Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent demander, lors de chaque répartition, la disponibilité immédiate de tout ou partie de leur participation

• Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent choisir la ou les affectations des sommes leur revenant au titre de la participation (en précisant que sans choix exprimé par eux, la moitié de ces sommes sera affectée d'office dans un Perco lorsqu'il a été mis en place dans l'entreprise)

• Modes de répartition de la réserve entre les bénéficiaires et les plafonds

• Nature et mode de gestion des droits des bénéficiaires

L'accord choisi par l'entreprise avec ou sans négociation avec les salariés ou leurs représentants doit être déposé sur le site internet du ministère de l'emploi.

Depuis le 1^er septembre 2021, les accords de participation déposés par les entreprises font l'objet de 2 types de contrôle : un contrôle de forme et un contrôle de fond.

Contrôle de forme

Le contrôle de forme est effectué par la DDETS compétente pour le siège de l'entreprise.

Ce contrôle sert à vérifier si l'entreprise a déposé l'accord dans la forme requise, et si elle a respecté les règles de négociation, de dénonciation et de révision des accords de participation.

La DDETS doit prendre sa décision dans un délai d'un mois.

Elle peut décider de délivrer le récépissé ou de réclamer des pièces complémentaires à l'entreprise.

Contrôle de fond

Le contrôle de fond est réalisé par l'organisme de recouvrement de cotisations sociales dont dépend l'entreprise qui a déposé l'accord.

Ce contrôle vise à vérifier si les clauses de l'accord déposé respectent la loi.

L'organisme de recouvrement dispose d'un délai de 3 mois pour demander la modification des dispositions de l'accord qui sont contraires à la loi.

L'accord de participation est affiché sauf si un autre moyen d'information est prévu (par exemple, remise du texte de l'accord à chaque salarié).

Chaque année, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice, un rapport relatif à l'accord de participation est établi. Il est soumis au comité social et économique (CSE), s'il en existe un. Sinon, il est adressé directement à chaque salarié.

L'entreprise qui a mis en place un ou plusieurs dispositifs d'épargne salariale doit donner à chaque salarié un livret qui présente les dispositifs.

À chaque versement lié à la participation, votre entreprise doit vous donner une fiche, distincte du bulletin de salaire.

Cette fiche précise notamment le montant des droits qui vous sont attribués dans le cadre de la participation. En annexe, la fiche comporte une note pour rappeler les règles de calcul et de répartition prévues par l'accord de participation. Cette fiche peut vous être remise par la voie électronique.

Lorsque vous quittez l'entreprise, vous recevez un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et des valeurs mobilières épargnées ou transférées. Ce document précise si les frais de tenue de compte-conservation sont pris en charge par l'entreprise ou par prélèvement sur les avoirs.

Prime de participation

Le montant des sommes versées au titre de la participation résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise pendant l'exercice écoulé et peut donc varier d'une année sur l'autre.

Après la clôture de l'exercice, l'entreprise doit calculer la part des bénéfices à distribuer aux salariés, qui est appelée réserve spéciale de participation.

L'entreprise doit utiliser la formule de calcul légale ou une autre formule aussi favorable aux salariés que la formule légale.

Elle prend en compte les éléments suivants :

• B : bénéfice net

• C : capitaux propres

• S : salaires

• V : valeur ajoutée de l'entreprise

La formule de calcul légale est la suivante : [½(B – 5 % C)] x [S/V].

Quelle que soit la formule utilisée, le montant de la prime de participation ne peut pas dépasser un plafond revalorisé chaque année en fonction des indemnités de sécurité sociale. Pour l'année 2023, ce plafond est de 32 994 €.

Supplément de participation

En cas de bénéfices importants, le chef d'entreprise peut décider de verser aux salariés un supplément de participation au titre du dernier exercice comptable clos.

Les sommes versées sur la réserve spéciale de participation sont réparties entre tous les salariés de l'entreprise selon l'un des critères de répartition suivants :

• De façon uniforme entre tous les salariés

• De manière proportionnelle aux salaires

• De manière proportionnelle au temps de présence dans l'entreprise

• Par la combinaison des 3 critères ci-dessus

Le montant de la participation varie, car il résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise.

Après la clôture de l'exercice, l'entreprise calcule la part des bénéfices à distribuer aux salariés (appelée réserve spéciale de participation). Elle doit utiliser une formule de calcul fixée par la loi. Une autre formule est possible à condition d'être au moins aussi favorable.

La répartition de la prime entre les salariés peut :

• être uniforme, c'est-à-dire que tous les salariés reçoivent la chose,

• être proportionnelle au salaire ou au temps de présence de chaque salarié,

• ou combiner plusieurs de ces critères.

Le montant de la prime est plafonné.

L'entreprise peut vous verser un supplément de participation. Le montant est libre, mais ne peut pas dépasser 32 994 € pour la prime de 2023.

Les dates limites du versement de la participation sont fixées au plus tard le dernier jour du 5e mois suivant la clôture de l'exercice (soit avant le 1^er juin pour un exercice conforme à l'année civile).

Les sommes attribuées dans le cadre de la participation et qui sont bloquées bénéficient d'une exonération d'impôt sur le revenu.

Les sommes versées immédiatement dans le cadre de la participation sont soumises à l'impôt sur le revenu, à la CSG (contribution sociale généralisée) et à la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).

Cotisations sociales

Toutes les entreprises sont exonérées de cotisations sociales sur les sommes versées aux salariés dans le cadre de la participation.

Forfait social

La situation varie selon la taille de l'entreprise.

Les entreprises qui mettent en place la participation bénéficient des avantages fiscaux suivants :

• Déduction du bénéfice imposable des sommes versées dans le cadre de la participation

• Exonération de taxes d'apprentissage et de participation à la formation continue et à la construction

• Sous certaines conditions, droit de constituer une provision pour investissement égale à 50 % des sommes portées à la réserve spéciale de participation, et déduites du bénéfice imposable