Guide des droits et des démarches administratives
Stages : obligations de l'employeurFiche pratique
Les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation pour l'accueil de stagiaires. Elle concerne notamment les conditions de recours, la durée maximale du stage, la rémunération obligatoire, la signature d'une convention, le nombre maximal de stages en cours, le délai entre 2 stages. Le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, mais il doit tout comme ce dernier respecter les règles de son établissement d'accueil (horaires et durée légale du travail).
Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement.
Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l'étudiant.
Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.
Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
L'employeur doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l'établissement.
Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'élève ou de l'étudiant.
Il lui permet d'acquérir les compétences professionnelles liées à sa formation.
Les missions confiées dans le cadre du stage doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement.
Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :
Remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié)
Faire face à un accroissement temporaire d'activité
Occuper un emploi saisonnier
Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps.
Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
Dans un organisme d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif.
Exemple
Une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x 15 % = 6,75). L'effectif étant arrondi à l'entier supérieur.Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
À savoir
lors de formations en milieu professionnel obligatoires (pour les diplômes technologique ou professionnel du second degré) dans les entreprises de 30 salariés maximum, le nombre de stagiaires ne peut pas dépasser 20 % de l'effectif. Ces entreprises ne peuvent pas non plus accueillir plus de 5 stagiaires en même temps.La durée du ou des stages ou formation effectués en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement.
Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil de la façon suivante :
7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 journée de présence
22 jours de présence représentent 1 mois
La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil.
À noter
en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai et est prise en compte pour le calcul des droits liés à l'ancienneté.L'employeur doit respecter un délai de carence entre 2 stages : il est de 1/3 de la durée du stage précédent.
Exemple
Après un stage de 6 mois, l'employeur doit attendre 2 mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.Cette obligation ne s'applique pas si le stagiaire interrompt lui-même le stage.
Le stagiaire doit signer une convention de stage.
La convention précise les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage.
La convention indique également le temps prévu de stage dans le cursus de formation.
Le stage doit obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre les différentes parties :
Stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal)
Organisme d'accueil (entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme)
Établissement d'enseignement ou de formation
Enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement
Tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil
La convention doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :
Intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement
Activités confiées au stagiaire
Noms de l'enseignant référent et du tuteur
Dates de début et de fin du stage et durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
Conditions d'autorisation d'absence
Taux horaire de la rémunération (appelée gratification), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et conditions de son versement
Avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple)
Régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail
L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.
Si le stage a lieu à l'étranger, une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage.
Une gratification minimale est versée au stagiaire si la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire.
En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.
Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 4,05 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.
Une gratification minimale est versée à partir de la 309e heure de stage même s'il est effectué de façon non continue.
En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.
Si le montant horaire de la gratification est inférieur à 4,05 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.
Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de 4,05 €.
Dans certaines branches professionnelles, ce montant peut être supérieur au montant minimum légal.
L'employeur doit le vérifier dans la convention collective.
Un simulateur de calcul est disponible :
La gratification est versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage.
Elle est due dès le 1er jour de stage.
Exemple
Pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1er janvier au 31 mars 2023 :Janvier : 154 heures effectuées (22 jours x 7 heures)Février : 140 heures effectuées (20 jours x 7 heures)Mars : 161 heures effectuées (23 jours x 7 heures)Le montant de la gratification totale due est de 455 heures, soit 1 842,75 €.La gratification peut être versée de 2 manières :
soit en fonction du nombre réel d'heures effectuées par mois,
soit par lissage par mois de la totalité des heures effectuées durant le stage.
Période |
Nombre d'heures réelles |
Lissage (=1 842,75 €/3) |
|---|---|---|
Janvier |
623,70 € |
614,25 € |
Février |
567,00 € |
614,25 € |
Mars |
652,05 € |
614,25 € |
Total |
1 842,75 € |
1 842,75 € |
Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d'heures effectuées.
Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées.
En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage.
Elle mentionne la durée effective totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.
Lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d'autorisations d'absence.
Si le stage dure 2 mois maximum, la prise de congés n'est pas obligatoire.
La rémunération des congés est facultative.
En cas de maternité, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence pour une durée équivalente à celle prévue pour les salariés. Durant ces absences, le maintien de la gratification n'est pas obligatoire.
Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et social - CSE, par exemple).
Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.
Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.
Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 6,50 € en 2021.
L'employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.
En cas de non-respect des règles d'encadrement des stages, l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller jusqu'à 2 000 € par stagiaire concerné.
L'amende peut aller jusqu'à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la 1ere amende.
Voir aussi
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Pour en savoir plus
- Guide pratique des stages étudiantsMinistère chargé de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation
- Bourse nationale des stages - InfostagesCentre d'information et de documentation jeunesse (CIDJ)
Références
-
Code de l'éducation : articles L124-1 à L124-20
Cadre général des stages en entreprise -
Code de l'éducation : articles D124-1 à D124-13
Pour l'obligation de la convention de stage et de rémunération du stage -
Code de l'éducation : article R124-10
Nombre maximum de stagiaires -
Code du travail : article R8113-3-1
Contrôle de l'inspection du travail -
Code du travail : article R8115-6
Sanctions -
Code de la sécurité sociale : articles L412-8 et L412-9
Pour la cotisation accidents du travail -
Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile : articles L421-30 à L421-33
Carte de séjour mention stagiaire -
Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile : articles R313-10-1 à R313-10-10
Conditions pour la carte de séjour stagiaire - Décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l'encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages
- Arrêté du 29 décembre 2014 relatif aux conventions de stage dans l'enseignement supérieur
-
Arrêté du 24 décembre 2012 sur la tarification des risques et les tarifs des cotisations d'accidents du travail et de maladies professionnelles
Pour les taux de cotisation AT/MP relevant de l'employeur - Circulaire Urssaf n°2015-0000042 du 2 juillet 2015 sur le statut des stagiaires
- Circulaire Urssaf n°2013-0000003 du 31 janvier 2013 sur la couverture des accidents du travail des élèves et étudiants
- Crise épidémique liée au coronavirus (COVID-19) : aménagement des stages en cours ou à venir
- Crise épidémique liée au coronavirus (COVID-19) : foire aux questions
